Los eventos son una herramienta poderosa para generar leads, engagement y potenciar las ventas de un negocio o empresa. Gestionar la convocatoria y las inscripciones a un evento exitoso requiere tiempo, recursos, planificación y mucho trabajo manual. Es por ello que cada vez más empresas recurren a la automatización, puesto que el uso de la tecnología facilita y optimiza las tareas relacionadas con la gestión de eventos de calidad.
La automatización de los procesos de un evento puede aportar múltiples beneficios tanto para los organizadores como para los asistentes. Algunos de ellos son:
- Ahorro de tiempo y dinero
- Mejora de la experiencia de los participantes
- Incremento del ROI
- Seguimiento post evento
Con FluxForce, lanzar y gestionar las inscripciones a un evento se convierte en una tarea sencilla, pues te permite automatizar estos procesos. Hemos preparado una pequeña guía para ayudarte a lograrlo.
Antes que nada debes tener claro el propósito de tu evento, el target al que te dirigirás para diseñar la estrategia que te permitirá alcanzar tus objetivos. Una vez definidos los elementos anteriores, entra en juego la automatización como una herramienta clave y FluxForce como la plataforma ideal para lograr el éxito. Aunque tus objetivos pueden variar según el tipo de evento, el público al que va dirigido y la temática del mismo, la generación de nuevos leads y la obtención de nuevos clientes probablemente sean algunas de tus metas. ¿Cómo maximizar la participación? El lanzamiento del evento y la gestión de las inscripciones tendrá un rol definitorio.
1. Crea una landing page para las inscripciones
En FluxForce tienes a tu disposición un constructor drag & drop muy amigable que te permitirá crear una landing page en cuestión de minutos, ya sea desde cero o utilizando alguno de nuestros templates prediseñados. Podrás apoyarte en la inteligencia artificial para optimizar tus textos, CTAs e incluso para generar imágenes personalizadas.
2. Integra un form a tu landing
Integrar un form a tu landing es indispensable. Usando FluxForce puedes crear un form en unos pocos clics para que los interesados se registren en el evento. Podrás agregar todos los campos que consideres necesarios, por ejemplo: Nombre, Apellido, Email, Móvil, Cargo, Expectativas con el evento. Toda la información recogida en el form te permitirá segmentar a los asistentes, enviarles recordatorios por distintos canales, etc.
3. Apóyate en la segmentación automatizada
Utiliza las Listas de Contactos de FluxForce para segmentar de forma automatizada y poder enviar la convocatoria mediante emails personalizados al target ideal para tu evento. Puede que desees enviar la convocatoria solo a contactos de tu ciudad o personas con el rol de CEO, en cualquiera de los casos FluxForce hará ese trabajo por ti.
4. Implementa una campaña multicanal para promocionar el evento de forma automatizada
Promocionar un evento es imprescindible para aumentar el alcance y la visibilidad del mismo. Hacerlo de forma automatizada, te permite ahorrar tiempo y recursos humanos, al delegar las tareas repetitivas y rutinarias a nuestra plataforma.
En solo minutos podrás diseñar tu campaña de marketing automation para promocionar tu evento usando FluxForce. Incluso, puedes tener activas varias campañas al mismo tiempo, una dirigida a que el target del evento rellene el form de inscripción y otra a determinadas listas de contactos que se habrán nutrido automáticamente a partir de la información que hayan aportado los interesados en el evento luego de rellenar el form.
5. ¿Qué acciones desarrollar?
Las acciones específicas que implementes en tu campaña automatizada dependen de la estrategia que hayas diseñado. Te recomendamos:
- Enviar un email al target de tu evento con la invitación y el programa del mismo. Asegúrate de enviarle el link a la landing que has construido para las inscripciones.
- Enviar un email confirmando la inscripción al evento a todos los que rellenen el form que integraste en tu landing page.
- Enviar un email de recordatorio dos días antes de realizarse el evento a todos los inscritos, envíales datos de interés que generen expectativas positivas.
- Enviar un WhatsApp 3 horas antes del evento con el link, en caso de tratarse de un evento online, o con detalles como la dirección y la hora en caso de ser presencial.
6. Desarrollo del evento
¡Llegó el gran día! Ya lanzaste tu evento, lo promocionaste y gestionaste las inscripciones de forma automatizada, ¿ahora qué? La buena noticia es que podrás automatizar un workflow para interactuar en tiempo real con los participantes durante la realización del evento. Podrás usar múltiples canales como WhatsApp, Email y/o SMS.
La posibilidad de que tu negocio o empresa interactúe en tiempo real con los participantes del evento por sus distintos canales digitales es espectacular. Te ayudará a generar un ambiente super proactivo durante el evento y los participantes se sentirán parte importante y no meros espectadores.
7. Seguimiento post-evento
Terminó tu evento, pero no lo que puedes hacer usando FluxForce. El seguimiento post evento es una etapa fundamental para evaluar y aprovechar los resultados de un evento empresarial. Te permite evaluar el cumplimiento de los objetivos planteados y el impacto alcanzado. En el Panel de Control de nuestra plataforma, encontrarás métricas que te permitirán hacer un análisis detallado de los resultados obtenidos.
También te recomendamos automatizar el envío de mensajes de agradecimiento a los participantes y colaboradores (en caso de tenerlos). Esta acción, sin dudas, será muy beneficiosa para la imagen de tu marca. Si tienes un calendario de eventos previamente definido, puedes aprovechar estos mensajes para generar expectativa sobre eventos futuros. Además se puede automatizar el envío de emails con encuestas breves para obtener feedback de los participantes.
Si has llegado hasta aquí, estarás convencido de que FluxForce es la plataforma All-in-One de marketing automation ideal para lanzar y gestionar las inscripciones de tu próximo evento.
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