El email marketing es una de las estrategias más efectivas en el marketing digital. Pero enviar emails que lleguen al inbox de tus contactos y no terminen enterrados en la temida carpeta de spam depende de más que solo “Enviar”.

En los últimos meses, grandes proveedores de email como Gmail, Yahoo! y ahora Outlook, han endurecido sus políticas para los remitentes que manejan un alto volumen de emails. ¿El objetivo? Hacer del email un canal más limpio, seguro y útil para todos.

Más que una lista de requisitos, se trata de adoptar buenas prácticas que cuidan tu reputación como emisor y aseguran que tu mensaje llegue a donde debe. En FluxForce te explicamos qué necesitas saber para adaptarte a estos cambios y cómo aplicar cada recomendación en tu estrategia de marketing automation.

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Outlook: nuevos requisitos de autenticación para remitentes masivos

Outlook.com, que incluye direcciones de email como @outlook.com, @hotmail.com, @live.com, entre otras, está reforzando sus políticas de seguridad para proteger a sus usuarios del spam y la suplantación de identidad. 

Autenticación de emails, los nuevos requisitos

Si tu organización envía un alto volumen de emails, Outlook comenzará a exigir que implementes medidas de autenticación para validar tus mensajes. Estos protocolos incluyen:

SPF (Sender Policy Framework)

El SPF es un registro en el DNS de tu dominio que define qué servidores o direcciones IP están autorizados para enviar emails en tu nombre. Outlook verificará que el mensaje enviado desde tu dominio esté autorizado en tu registro SPF. 

DKIM (DomainKeys Identified Mail)

DKIM es una tecnología de seguridad que agrega una firma digital a los emails. Esta firma solo puede ser generada por el dominio legítimo, lo que garantiza que el mensaje no haya sido alterado en su ruta. Outlook exigirá que configures DKIM y que la firma sea válida en todos los mensajes masivos.

DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance)

El protocolo DMARC permite definir cómo se deben manejar los emails que no superen las validaciones de SPF y DKIM. Outlook solicitará que configures al menos una política DMARC en modo «p=none» (solo para monitoreo). Además, se debe asegurar que el dominio del campo “From” coincida con el de los registros SPF y DKIM, evitando suplantaciones de identidad.

¿Qué ocurre si no cumples con los requisitos?

Si no cumples con estas medidas de autenticación, Outlook redirigirá los emails no conformes directamente a la carpeta de spam. Esta medida entrará en vigor el 5 de mayo de 2025, brindando a los remitentes el tiempo necesario para adaptar sus sistemas. Si el problema persiste, Outlook podría incluso bloquear los emails completamente.

Buenas Prácticas para evitar el spam según Outlook

Además de los protocolos de autenticación, Outlook también recomienda seguir algunas buenas prácticas para mejorar la higiene en los envíos masivos y evitar que los emails sean marcados como spam:

• Dirección de Remitente Válida: Usa direcciones de emails válidas y operativas, nunca direcciones «no-reply» o dominios que no controlas. Esto mejora la confiabilidad de tu marca.
• Enlace de Cancelación de Suscripción (Unsubscribe): Incluye siempre un enlace visible y funcional para que los usuarios puedan darse de baja de tus emails fácilmente.
• Higiene de la Lista de Emails: Elimina regularmente las direcciones inválidas o inactivas. Mantener tu lista limpia de emails rebotados reduce las quejas de spam.
• Prácticas de Envío Transparentes: No uses asuntos engañosos o falsos en tus emails. Sé honesto sobre el contenido y asegúrate de que los destinatarios han consentido recibir tus mensajes.

Microsoft recomienda comenzar a preparar tu sistema desde ahora. Audita tu configuración DNS y verifica que los registros SPF, DKIM y DMARC estén correctamente configurados para evitar problemas con el envío masivo de emails.

Recuerda que Outlook tiene la autoridad de filtrar o bloquear los emails de remitentes que no sigan estas prácticas, por lo que estar al día con estas configuraciones será clave para asegurar la entrega exitosa de tus emails.

Gmail: requisitos de autenticación, baja en un clic y control de spam

Desde 2024, Gmail ha intensificado sus políticas contra el spam, especialmente para remitentes masivos que envían más de 5.000 emails diarios. Los requisitos establecidos son esenciales para mantener la seguridad y la calidad en los buzones de entrada de los usuarios de Gmail. Si tu dominio se encuentra en esta categoría, sigue estas pautas para evitar que tus mensajes sean marcados como spam:

Autenticación de emails salientes

Gmail ahora exige que los remitentes de alto volumen autentiquen sus emails utilizando los protocolos estándar SPF (Sender Policy Framework), DKIM (DomainKeys Identified Mail) y DMARC (Domain-based Message Authentication, Reporting and Conformance). Estos protocolos son esenciales para evitar suplantaciones de identidad y garantizar que los emails provienen realmente de los servidores autorizados de tu dominio.

• SPF: Asegúrate de que tu dominio esté correctamente configurado para permitir que solo los servidores autorizados envíen emails en tu nombre.
• DKIM: Configura la firma digital de tus emails para garantizar que los mensajes no sean alterados durante el tránsito.
• DMARC: Configura un registro DMARC en tu dominio, incluso si es solo para monitoreo, para indicarle a Gmail cómo manejar los emails que no cumplen con SPF y DKIM.

Cancelación de suscripción con un clic

Para facilitar que los usuarios de Gmail se den de baja de tus emails, Gmail exige que todos los emails comerciales incluyan un mecanismo claro de cancelación de suscripción en un solo clic. Además, las solicitudes de baja deben ser procesadas en un máximo de 48 horas. 

Envíos solo a usuarios que esperan y desean recibir tus emails

Es crucial que los usuarios que reciban tus emails hayan dado su consentimiento para hacerlo. Si un alto porcentaje de tus destinatarios marca tus emails como spam, Gmail podría tomar medidas, como reducir la entregabilidad de tus mensajes o incluso bloquear parte de tu tráfico.

Mantener una tasa de spam baja

Gmail espera que los remitentes mantengan la tasa de quejas de spam por debajo del 0.3%. Esto significa que, de cada 1,000 emails enviados, solo 3 pueden ser marcados como spam. Si superas este umbral, Gmail tomará medidas graduales como disminuir la entrega de tus emails, redirigirlos a spam o incluso bloquear algunos de ellos.

Acciones recomendadas para los remitentes masivos

1. Configura SPF, DKIM y DMARC en tu dominio. Si usas FluxForce para el envío de tus campañas, verifica que estén configurados correctamente.
2. Incluye el enlace de baja funcional y asegúrate de procesar las solicitudes rápidamente.
3. Cuida la calidad de tu lista: Evita enviar emails a direcciones no deseadas, y realiza campañas de reconfirmación si tu lista es antigua.
4. Asegúrate de tener un servidor de envío adecuado con DNS inverso válido y conexiones seguras (TLS).
5. Evita emails engañosos: No uses asuntos confusos o engañosos. Sé claro en tus comunicaciones.

Implementar estas medidas no solo te ayudará a cumplir con las políticas de Gmail, sino que también mejorará la entregabilidad y efectividad de tus campañas de email. Los remitentes que siguen estas prácticas generalmente experimentan mejor tasa de apertura y una mejor respuesta de los leads.

En resumen, cumplir con los nuevos requisitos de Gmail es esencial para mantener la efectividad de tu email marketing y garantizar que tus mensajes lleguen a las bandejas de entrada, no al spam.

Yahoo! Mail, autenticación y respeto al usuario

Yahoo! Mail, que también abarca los emails de AOL y otras marcas bajo Yahoo Inc., se unió a la lucha contra el spam a principios de 2024. En ese periodo, la plataforma anunció que todos los remitentes masivos deberían cumplir con nuevas normas para garantizar un «email más seguro y libre de spam».

Las principales exigencias de Yahoo! son prácticamente las mismas que las de otros proveedores, como Google, y se centran en tres aspectos esenciales:

Autenticación segura de los emails

Yahoo! ahora exige que los remitentes masivos implementen SPF, DKIM y DMARC en sus emails electrónicos. La autenticación de los mensajes es clave para garantizar que no sean falsificados o enviados por actores maliciosos. De esta manera, al igual que con Google, se asegura que cada email provenga realmente del dominio autorizado, evitando suplantaciones de identidad. 

Facilitar la baja de suscripción fácil y rápida

Yahoo! ha hecho obligatoria la opción de «darse de baja» con un solo clic en todos los emails comerciales. Aunque la opción de baja ya existía, la adopción no era tan alta, por lo que decidieron hacerla una exigencia formal. Los remitentes deben procesar cualquier solicitud de cancelación de suscripción en un plazo máximo de 48 horas. 

Enviar solo a quienes desean recibir tus emails

El principio clave de Yahoo! es que el mejor email es el que no se envía si no es solicitado. Para ello, se monitorearán las quejas de los usuarios sobre el spam. Si un remitente supera cierto umbral de quejas, Yahoo! tomará medidas, como limitar la cantidad de emails que acepta de ese dominio, o incluso enviarlos directamente a la carpeta de spam. 

¿Qué deben hacer los remitentes masivos para cumplir con estas normas?

Al igual que con Gmail, los remitentes de emails masivos que envían a usuarios de Yahoo! o AOL deben tomar ciertas medidas para ajustarse a las nuevas reglas:

• Configura SPF, DKIM y DMARC: Asegúrate de que tus emails estén debidamente autenticados. Yahoo! bloqueará cualquier email que no esté correctamente identificado.
• Envía solo a usuarios que han dado su consentimiento: No envíes emails no solicitados. Asegúrate de que las personas a las que envías tus emails han aceptado o solicitado recibirlos.
• Incluye una opción de baja de suscripción clara y funcional: Asegúrate de que cualquier usuario de Yahoo! pueda darse de baja de forma sencilla. Este enlace debe estar bien visible y ser funcional, y debes procesar las solicitudes de baja dentro de un plazo de 48 horas.

La nueva era de la entregabilidad de emails ya está aquí, y con ella, un estándar más alto de responsabilidad, autenticación y transparencia. Gmail, Yahoo y Outlook han alineado sus políticas en torno a un mismo principio: proteger a sus usuarios del spam y fomentar una comunicación más confiable.

Como remitente, tienes en tus manos la oportunidad de adaptarte y destacarte. Implementar autenticaciones como SPF, DKIM y DMARC, cuidar la experiencia de tus suscriptores y mantener una infraestructura técnica sólida no solo te mantendrá fuera de la carpeta de spam, sino que fortalecerá la reputación de tu dominio y la eficacia de tus campañas.

No se trata solo de cumplir con requisitos técnicos. Se trata de construir relaciones digitales basadas en la confianza. Y cuanto antes lo hagas, mejor preparado estarás para los desafíos (y oportunidades) del email marketing moderno.

Porque al final del día, los emails que realmente importan… son los que se leen.

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